Lompat ke isi
Tuntas Masuk aplikasi

Aplikasi persetujuan dokumen

Dari pengajuan sampai persetujuan, tuntas di satu tempat.

Rancang formulir dan alur persetujuan sendiri, tanpa menulis kode. Pengajuan sampai ke orang yang tepat, dokumen resminya bisa bernomor otomatis, dan setiap langkahnya tercatat.

Masuk aplikasi

Bisa di layanan kami, atau dipasang di server Anda sendiri.

Halaman dokumen di Tuntas: isi pengajuan dan daftar barang di kiri, panel Keputusan Anda dengan tombol Setujui di kanan.
Tangkapan layar aplikasi, dengan data contoh.

Cara kerja

Tiga langkah, dari layar yang sama

Tim operasional bisa menyusunnya sendiri. Tim TI baru dibutuhkan kalau Tuntas mau disambungkan ke sistem lain.

  1. Susun formulirnya

    Teks, angka, tanggal, pilihan, lampiran, sampai tabel barang yang barisnya bisa ditambah pengaju. Pilihan isian juga bisa diambil dari sistem Anda yang lain.

    Perancang formulir: daftar isian dengan label, jenis, dan tanda wajib.

  2. Gambar alur persetujuannya

    Tentukan siapa yang memutuskan di tiap tahap, dan apa yang terjadi kalau ditolak atau dikembalikan. Barang dalam satu pengajuan bisa dipecah ke tim yang berbeda, lalu bertemu lagi di satu persetujuan akhir.

    Perancang alur: kotak-kotak tahap yang disambung panah Kirim, Setujui, Kembalikan, dan Tolak, dari pengajuan sampai disetujui atau ditolak.

  3. Putuskan, dan dokumennya jadi

    Tugas masuk ke daftar orang yang tepat, dikelompokkan per jenis. Penyetuju memutuskan dari aplikasi atau dari email. Dokumen resminya bisa diunduh sebagai PDF dari template Anda, dengan nomor yang disusun otomatis.

    Daftar tugas: pengajuan yang menunggu keputusan, dikelompokkan per jenis formulir.

Fitur

Yang sering bikin persetujuan macet, sudah ada jawabannya

Alur yang terus bergerak

  • Pengingat dan eskalasi

    Tugas yang mendekati batas waktu diingatkan. Kalau lewat, tugasnya dinaikkan ke peran lain.

  • Pengganti saat cuti

    Tugas pindah ke pengganti selama tanggal yang ditentukan, dan riwayatnya mencatat atas nama siapa keputusan diambil.

  • Putuskan dari email

    Bisa dinyalakan per tahap. Tautan di email membuka halaman konfirmasi. Keputusannya tetap ditekan orang, jadi pemindai email tidak bisa ikut menyetujui.

  • Setujui beberapa sekaligus

    Bisa dinyalakan per tahap: pengajuan sejenis diputuskan bersamaan dari daftar tugas. Dokumen rahasia tidak pernah ikut.

Dokumen yang rapi

  • Banyak barang, satu pengajuan

    Tiap baris barang bisa diputuskan sendiri-sendiri, atau dikirim ke tim yang mengurusnya.

  • Nomor dan PDF resmi

    Pola nomor diatur per formulir, dan dokumen resminya disusun dari template Anda sendiri.

  • Lampiran wajib dibuka

    Bisa diatur per tahap: tombol Setujui baru hidup sesudah semua lampirannya dibuka.

  • Usulan isian dan penanda angka

    Isian bisa diusulkan dari PDF yang diunggah, dan nominal yang jauh dari kebiasaan ditandai. Yang memutuskan tetap orangnya.

Kendali dan jejak

  • Dokumen rahasia

    Dokumen rahasia tidak bisa dilihat admin maupun tim kami melalui aplikasi, dan setiap pembukaannya meninggalkan jejak yang tidak bisa dihapus.

  • Tanda di setiap unduhan

    Kalau dinyalakan, tiap lembar yang diunduh membawa nama pengunduhnya, waktunya, dan nomor dokumennya. Ia menandai, bukan mengunci.

  • Jejak perubahan

    Siapa mengubah formulir, alur, pengguna, dan peran — dan kapan. Isi dokumen tidak ikut dicatat di sana.

  • Pemantauan dan laporan

    Lihat dokumen yang menunggu terlalu lama dan di tahap mana ia berhenti. Laporan bisa diunduh sebagai CSV.

Tersambung ke sistem Anda. Pilihan isian bisa diambil dari sistem lain, dan dokumen yang disetujui bisa dikirim ke ERP atau webhook. Setiap saluran keluar mati sampai Anda sendiri menyalakannya, dan setiap kirimannya tercatat.

Industri

Satu aplikasi, bentuk pekerjaan yang berbeda

Formulir dan alurnya Anda yang merancang. Ini contoh yang bisa dibuat untuk tiap bidang.

Dealer & otomotif

Persetujuan diskon, SPK, klaim servis.

  • Bisa dipasang di server dealer sendiri
  • Nomor dokumen mengikuti pola yang Anda tentukan
  • Atasan bisa memindahkan tugas bawahan yang sedang tidak di tempat

Pengadaan & vendor

Pendaftaran vendor, permintaan penawaran, penilaian kinerja.

  • Vendor mengisi lewat tautan, tanpa perlu akun
  • Vendor tidak bisa melihat penawaran vendor lain
  • Tabel komparasi tidak bisa dibuka sebelum tenggat lewat
  • Nomor rekening disimpan terenkripsi, dan perubahannya tercatat

Instansi pemerintah

Disposisi, izin, permohonan layanan.

  • Data bisa tinggal di server instansi sendiri
  • Aplikasi menahan siapa yang boleh membuka dokumen, dan mencatat tiap pembukaan
  • Lingkungan latihan terpisah dari yang dipakai sungguhan

Perusahaan umum

Cuti, lembur, klaim biaya, permintaan barang dan IT.

  • Satu permintaan dipecah ke Tim IT dan Tim Umum, lalu bertemu lagi
  • Pengingat otomatis untuk tugas yang menggantung
  • Pengaju melihat sendiri posisi dokumennya

Cara pasang

Di layanan kami, atau di server Anda

Aplikasinya sama persis. Yang berbeda cuma siapa yang memegang servernya.

Layanan kami

  • Langsung dipakai, tanpa memasang apa pun
  • Pembaruan kami yang menjalankan
  • Panel yang dipakai tim kami untuk mengurus langganan tidak punya akses ke isi pekerjaan Anda

Server Anda sendiri

  • Datanya ada di server Anda, kami tidak memegangnya
  • Dipasang dengan Docker, dengan panduan untuk tim TI Anda
  • Lisensinya diperiksa di server itu sendiri, tanpa perlu tersambung ke kami
  • Lisensi yang habis tidak pernah menghentikan persetujuan yang sedang berjalan, dan data tetap bisa dibaca

Tanya jawab

Yang biasanya ditanyakan

Apakah perlu tim IT untuk membuat formulir dan alurnya?

Tidak. Formulir dan alur dirancang dari layar. Tim TI dibutuhkan kalau Tuntas mau disambungkan ke sistem lain, atau dipasang di server sendiri.

Siapa yang bisa membaca data kami?

Pengguna Anda, sesuai hak yang diatur admin Anda. Panel yang dipakai tim kami untuk mengurus langganan tidak punya akses ke isi pekerjaan Anda. Seperti layanan awan mana pun, orang yang memegang server database secara teknis tetap bisa membaca isinya.

Di server sendiri, datanya ada di tangan Anda dan kami tidak memegangnya. Yang memegang akses database bisa membaca isinya — itu sifat pemasangan di server sendiri, dan yang menjaganya adalah aturan internal Anda.

Apakah sudah ada tanda tangan elektronik tersertifikasi dan e-meterai?

Belum tersedia. Yang sudah ada: setiap keputusan tercatat lengkap — siapa, kapan, dan lewat mana, misalnya dari aplikasi atau dari email.

Bagaimana kalau sinyal putus saat mengisi?

Isian yang belum terkirim disimpan di perangkat dan dikirim sendiri saat tersambung lagi. Formulir yang ditandai rahasia tidak disimpan di perangkat.

Apakah vendor atau tamu perlu dibuatkan akun?

Tidak. Mereka masuk lewat tautan yang dikirim tim Anda, dan tidak dihitung sebagai pengguna berbayar.

Bagaimana kalau kami mau mencoba dulu tanpa mengganggu yang sedang dipakai?

Tersedia lingkungan latihan yang terpisah. Di sana email tidak pernah sampai ke orang sungguhan, dan rancangan yang sudah jadi bisa dipindahkan ke lingkungan utama.